Centre Wakefield La Pêche

           Where community comes together

Rentals Coordinator

The Rental & Events Coordinator is responsible for marketing, sales, coordination and administration of all rentals including events at the Centre Wakefield La Pêche. Reporting to the Board of Directors, the Rental Coordinator will be responsible for marketing and selling the Centre as a venue for meetings, parties and special events. Proficiency in both official languages (English and French) is required.


Responsibilities

      Market and sell rental opportunities at the Centre

      Respond to rental inquiries

      Conduct tours of the Centre

      Coordinate efforts with program staff to ensure effective use of all Centre space

      Coordinate all technical requirements (e.g. audio visual, microphones, speakers, etc.)

      Evaluate the potential for maximizing rental revenue

      Assist with the development of Centre policies and procedures as they pertain to the event rentals program

      Represent the Centre’s rental program with industry and community organizations

      Act as a public-facing point of contact while on-site

      Plan and deliver all aspects of event rentals, including room set up

      Prepare contracts, written confirmation and invoices for facility rentals

      For public community rental events assist the client in advertising the event, ie: Centre’s website and Facebook.

      Track rental invoices/payments with accounting; follow up with clients on overdue accounts

      Follow-up with a Client Evaluation Rental Form or online survey.

      Provide quarterly reports on rental and events for planning and budgeting

      Other duties as requested by their supervisor (e.g. assisting the Programs Coordinator and Technical Director, when required and during absences)

      Hours of work: 1pm-5pm

      Keep public areas tidy

      Ability to move a hand truck dolly with approximately 10 chairs, move a table or approximately 20lbs/10kgs


Skills & Qualifications

      Post Secondary education in either business, marketing/sales, tourism or hospitality  OR  2-3 years experience in an event-planning, administrative or customer service role

      Very strong organizational, planning and time management skills, including handling multiple, concurrent and diverse tasks with tight deadlines

      Ability to work independently and with little supervision

      Excellent customer service and interpersonal skills with a strong customer-orientation

      Excellent oral, writing and listening skills, in both official languages (English and French)

      Proficient computer skills, with the ability to learn new software


Hours & Compensation

The term is for 9 months, with the possibility of extension. Compensation will be at a rate of $18.50 per hour. The position is based at the Centre (to assist with reception and general inquiries) and the term employee is expected to work approximately 20 hours per week (as outlined above).

 

Application Process

Please submit a resume and a cover letter outlining how your experience makes you a strong candidate for the position by Friday, February 21, 2020 at 5:00pm to direction@centrewakefieldlapeche.ca

CWLP Rental Coordinator Coordonnateur de Location 02072020.pdf


Coordonnateur de location

Le coordonnateur de la location et des événements est responsable du marketing, des ventes, de la coordination et de l'administration de toutes les locations, y compris les événements au Centre Wakefield La Pêche. Relevant du conseil d'administration, le coordonnateur de la location sera responsable de la commercialisation et de la vente du centre comme lieu de réunions, de fêtes et d'événements spéciaux. Il est impératif que le coordonnateur soit parfaitement bilingue (anglais et français).

 

Responsabilités

     Assurer la promotion, la publicité et la location des salles du Centre

     Répondre aux demandes de location

     Faire visiter le Centre, indiquer les services disponibles.

     Coordonner l'utilisation efficace des espaces avec la personne responsable des programmes

     Coordonner les besoins techniques (audio-visuel, microphones, haut-parleurs, etc.)

     Maximiser les revenus locatifs

     Participer à l'élaboration des politiques et procédures du Centre en ce qui a trait au programme de locations et d’événements

     Représenter le programme de location du Centre auprès des entreprises et des organismes communautaires

     Être une des personnes contact du Centre quand sur place

     Planifier tous les aspects de la location et s’assurer qu’ils soient en place pour les événements, incluant la mise en place de la salle

     Préparer les contrats, les confirmations écrites et les factures de location

     Lorsque la location est pour un événement public, aider le client à promouvoir l’événement sur le site Internet et la page Facebook du Centre.

     Suivre les paiements pour les installations réservées avec la comptabilité; suivi des comptes en souffrance

     Effectuer l’évaluation des locations et des événements auprès des clients à l’aide d’un formulaire papier ou d’un sondage en ligne.

     Fournir au conseil d’administration des rapports mensuels sur la location et les événements, y compris un résumé de l'évaluation du client

     Autres tâches: Aider le coordonnateur des programmes et le directeur technique au besoin ou le remplacer lorsque la personne est en vacances ou pendant les absences.

     Heures de travail de 13 h à 17 h.

     Capacité de déplacer un chariot de chaise avec environ 10 chaises, de déplacer une table ou environ 20 lb.


Compétences et qualifications

     Diplôme d’études postsecondaires en affaires, marketing / vente, tourisme ou hôtellerie OU 2-3 ans d'expérience dans un rôle d'organisation d'événements, d'administration ou de service à la clientèle

     Très bonnes compétences en organisation, planification et gestion du temps, y compris la gestion de tâches multiples, simultanées et diverses avec des délais serrés

     Capacité à travailler de façon autonome et avec peu de supervision

     Excellent service à la clientèle et compétences interpersonnelles avec une forte orientation client

     Excellentes aptitudes à l'oral, à l'écriture et à l'écoute, dans les deux langues officielles (anglais et français)

     Compétences informatiques compétentes, avec la capacité d'apprendre de nouveaux logiciels

 

Heures et rémunération

Le terme sera initialement d'une durée de 9 mois et il est possible de le prolonger. La rémunération sera de 18,50 $ l'heure. Le poste est basé au Centre (pour aider à la réception et aux demandes de renseignements généraux) et l'employé à durée déterminée devrait travailler environ 20 heures par semaine (comme indiqué ci-dessus).

 

Processus de demande

Veuillez soumettre un curriculum vitae et une lettre de présentation décrivant comment votre expérience fait de vous un candidat fort pour le poste d'ici le vendredi 21 février 2020 à 17 h à direction@centrewakefieldlapeche.ca

CWLP Rental Coordinator Coordonnateur de Location 02072020.pdf

Centre Wakefield La Pêche, 38 Ch Valley, La Pêche, QC, J0X 3G0, 819 459 2025

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